Inschrijven buitenlandse documenten

Neem altijd eerst contact op met de gemeente. Nederland is aangesloten bij enkele internationale verdragen die de procedure van legalisatie vereenvoudigen. Als een document afkomstig is uit een land dat aangesloten is bij een van deze verdragen dan is legalisatie van documenten niet altijd nodig. De gemeente kan vertellen of en hoe een document gelegaliseerd moet worden.

Wel aangesloten Apostilleverdrag

Is het land aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is een enkele legalisatie genoeg. Het gewaarmerkte document dat door een autoriteit is afgegeven, wordt dan aangeboden aan een hogere autoriteit in dat land ter legalisatie. Meestal is de hogere autoriteit het ministerie van Buitenlandse Zaken of Justitie.

Niet aangesloten Apostillevedrag

Is het land niet aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is een dubbele legalisatie nodig. Dit betekent dat het document eerst gelegaliseerd wordt door een hoge autoriteit in het land van herkomst. Daarna legaliseert de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land het document en wordt de handtekening van de hogere autoriteit voor echt verklaard.

Als er een vermoeden is dat een document inhoudelijk onbetrouwbaar is, dan moet dit document geverifieerd (gecontroleerd) worden.

• Je kunt het verzoek tot verificatie indienen bij de gemeente.
• De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Daarna stuurt het ministerie het document naar de Nederlandse ambassade of consulaat in het land van herkomst van het document.
• Het document wordt dan door de lokale autoriteiten geverifieerd op inhoud en echtheid.
• Hierna stuurt de ambassade of het consulaat het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken in Nederland.
  Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een brief en stuurt het door naar de gemeente. In deze brief staat of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.